Sociaal intranet van O&I Services

Voorbereiden content

(Deze blog is onderdeel van de serie: “In 10 stappen een succesvol sociaal intranet“)

Als u een bestaand intranet heeft, bevat deze ongetwijfeld waardevolle content (documenten, gegevens, ideeën, etc.) die meegenomen dienen te worden in het nieuwe sociale intranet. Het probleem is dat niet alles vanuit het oude intranet meegenomen moet worden om content-vervuiling te voorkomen. Volledig overzetten van alle content is weliswaar eenvoudig, maar niet aan te bevelen.

Dat betekent dat eerst de huidige content in kaart moet worden gebracht zodat er een goed idee ontstaat over de waarde hiervan. Dit is in het algemeen behoorlijk arbeidsintensief, omdat zich in een intranet vaak een enorme hoeveelheid informatie heeft opgehoopt. Wanneer de content in kaart is gebracht kan er ook beslist worden wat herbruikbaar is en wat niet. Op basis van de content die relevant is kan ook de hiërarchische structuur worden bepaald.

TIP: “Wanneer geautomatiseerd alle oude documenten en intranetpagina’s worden overgezet in het nieuwe sociale intranet dan is dat een gemiste kans op verbeteren.”

Op die manier krijgt de waardevolle content een logische plek in het nieuwe intranet. Hetzelfde geldt voor het bepalen van de thema’s. Formuleer passende thema’s van voldoende grootte en zorg dat de content met behulp van de labels binnen deze thema’s gaat passen. Staar niet blindelings naar hoe de content ‘vroeger’ was ingedeeld, maar probeer waar dit kan (verder) te verbeteren. Het is praktisch gezien niet altijd mogelijk, maar dit is wel het moment om oude (waardevolle) documenten te herschrijven zodat deze weer up-to-date zijn.

In dit stadium moet het duidelijk worden wie toegang heeft tot welke informatie. Gebruik hiervoor de eerder gemaakt rechtenmatrix zodat op documentniveau duidelijk is welke gebruikersrollen toegang hebben tot deze informatie binnen het sociale intranet. Al deze stappen helpen in het voorbereiden voor deze migratie.

Checklist:

  1. Breng bestaande content van het huidig intranet in kaart.
  2. Beslis wat waardevol is, wat herschreven moet worden en wat niet meer relevant is.
  3. Definieer een hiërarchische structuur voor de content.
  4. Bepaal organisatie breed thema’s voor de content.

(Een overzicht van de overige stappen kunt u hier vinden.

Recente blogs

‘Winstgevend social intranet? Start bij de business case!’

Winstgevend social intranet? Start bij de business case! - O&I Services
Download deze white paper

Onze producten

De volgende producten worden door O&I Services aangeboden:

Sociaal intranet
Community software
Office 365+
Apps

Onze diensten

Naast onze producten kunnen wij u ook helpen met de volgende diensten:

Adoptie
Business Case
Analyse & strategie
Implementatie
Community Management

Onze kennis gedeeld

O&I Services kiest er bewust voor om haar kennis te delen via:

White papers
Case studies
Infographics
  • Blogs
  • Contact opnemen?

    O&I Services
    Paterswoldseweg 808
    9728 BM Groningen (route)

    Telefoon: 050 5250233
    Internet: www.oi-services.nl
    E-mail: info@oi-services.nl
    Twitter: @oi-services