Sociaal intranet
Met behulp van het sociaal intranet van O&I Services kunnen uw medewerkers op eenvoudige wijze met elkaar communiceren, samenwerken en hun kennis delen. Bestaande bedrijfssoftware kan vlot worden geïntegreerd en dat maakt ons sociaal intranet bij uitstek geschikt als digitale werkplek voor uw medewerkers.
Wat is een sociaal intranet
Een sociaal intranet wordt ook wel vergeleken met een intern bedrijfsnetwerk. Dit netwerk heeft als doel om online samenwerken te bevorderen, integratie mogelijk te maken en de betrokkenheid van de medewerkers bij de organisatie en elkaar te verhogen. In zo’n online bedrijfsnetwerk of sociaal intranet staat het aangaan van interactie met elkaar centraal en het delen van kennis wordt gefaciliteerd en gestimuleerd.
Afbeelding 1. Met een sociaal intranet kunnen medewerkers eenvoudig communiceren.
Een traditioneel intranet is vooral gericht op het zenden van informatie zoals nieuwsberichten of beleid. Een sociaal intranet zou, in onze opvatting, nog steeds de mogelijkheid moeten hebben om informatie te zenden, maar er worden sociale mogelijkheden aan het intranet toegevoegd. Voorbeelden hiervan zijn het aanmaken van profielen en blogs, de functies liken en reageren en het kunnen volgen van collega’s.
Met behulp van slimme functies, zoals we die we kennen van Facebook en Twitter, wordt het sociaal intranet vormgegeven binnen de veilige omgeving van de organisatie zelf.
-
SharePoint als sociaal intranet inzetten
Het dagelijks werk van een groot aantal medewerkers binnen een organisatie bestaat uit het zoeken, het bewerken, het opslaan en het delen van informatie oftewel: uw medewerker is een echte kenniswerker.
Waarbij vroeger de fabrieksarbeider vooral bezig was met pro- ductie op één plek, moet de medewerker vandaag de dag vooral vaardig zijn in het werken met grote hoeveelheden informatie en is de medewerker werkzaam op verschillende locaties. Juist het goed kunnen communiceren, het handig kunnen samenwerken en het slim kunnen delen van kennis is daardoor onmisbaar.
Voordelen sociaal intranet
Een sociaal intranet is bij uitstek geschikt om de onderlinge communicatie te verbeteren. De communicatie overstijgt met behulp van een sociaal intranet de organisatiemuren, omdat het zowel intern als extern (bijvoorbeeld in het kader van Het nieuwe werken) gebruikt kan worden. Dit levert een belangrijke tijdsbesparing op omdat de communicatie efficiënter, eenvoudiger en beter verloopt.
De betrokkenheid van medewerkers binnen een organisatie neemt toe doordat de medewerkers op verschillende manieren invloed uit kunnen oefenen. Traditioneel was het intranet een éénrichtingsweg, nu krijgt de medewerker gereedschap in handen om zich actief in te zetten binnen de organisatie. Ook helpen verschillende sociale functies (zoals het volgen van collega’s) bij het verder betrokken raken bij elkaars werk. Uiteindelijk is dit goed voor de kwaliteit.
Het via e-mail stellen van vragen of elkaar verschillende versies toesturen van werkdocumenten is verleden tijd. Iedereen gaat binnen het sociaal intranet aan het werk en zo ontstaat er een betere samenwerking tussen medewerkers onderling. Handige functies, zoals comments geven op bestanden, helpen daarmee. Het is duidelijk dat een betere samenwerking een positief effect heeft op de doorlooptijd van bijvoorbeeld projecten.
Afbeelding 2. Samen kan er online gewerkt worden in werkdocumenten.
Ook leert de ervaring dat een sociaal intranet helpt om inzichtelijk te houden wie waar mee bezig is. Daardoor kan de frequentie van projectmeetings of besprekingen worden verlaagd, en dat levert een behoorlijke besparing op op manuren, kosten voor printen, vervoer en reizen.
Samenvattend kun je zeggen dat de fundamentele waarde van een sociaal intranet is dat iedere werknemer een eigen gezicht en stem heeft. Deze vorm van interne communicatie resulteert in blijk van waardering, respect en vertrouwen tussen werknemers. Dit zorgt voor betekenisvolle en blijvende verbeteringen van de werknemerstevredenheid.
Kies voor standaard!
Een standaard sociaal intranet is voor veel organisaties een goede keus om verschillende redenen. Een belangrijke reden is dat maatwerk voor veel organisaties onnodige kosten oplevert. Maatwerk is namelijk in veel gevallen tot 4 maal (!) duurder en de risico’s voor uw organisatie zijn ook groter. Omdat het uitrollen van een standaard sociaal intranet eenvoudiger is kan implementatie, wanneer gewenst, in enkele weken plaatsvinden.
Een ander belangrijk argument om te kiezen voor een standaard oplossing is niet alleen dat de initiële en de lopende kosten lager zijn, maar ook dat deze kosten in de toekomst beter te voorspellen zijn dan in het geval van maatwerk. Verder bent u met een standaard product op basis van SharePoint 2013 ook nog eens geheel leveranciers-onafhankelijk en profiteert uw organisatie van de innovatiestroom binnen SharePoint.
Daarom is het een logische keuze om te kiezen voor een standaard sociaal intranet als vertrekpunt voor uw organisatie!
-
Een proof-of-concept maken van een sociaal intranet op basis van SharePoint
Benieuwd wat een intranet op basis van SharePoint voor uw organisatie kan betekenen? U kunt zelf eenvoudig een Proof-of-Concept opzetten zodat u een goede indruk krijgt van het platform en op die manier de bruikbaarheid voor uw organisatie kunt onderzoeken.
Deze korte handleiding voor het opzetten van een intranet binnen Share- Point Online kunt u downloaden in de vorm van een PDF.
Benieuwd hoe een sociaal intranet in de praktijk eruit ziet? Vraag een demo aan!
