Sociaal intranet van O&I Services
  • Home
  • Blog
  • Inventariseren behoefte sociaal intranet

Inventariseren behoefte sociaal intranet

(Deze blog is onderdeel van de serie: “In 10 stappen een succesvol sociaal intranet“)

Een succesvol intranet bestaat uit een traditioneel intranet (nieuws, naslag, achtergrond en gegevens) slim gecombineerd met een sociaal intranet (kennis, meningen, ervaringen en helpen). Maar hoe het ideale intranet er precies voor uw organisatie uitziet moet worden bepaald.

Veel organisaties verschillen in grote lijnen weinig van elkaar. Daarom zijn er steeds een aantal thema’s die terugkomen bij het inventariseren van deze behoeftes. Voorbeelden hiervan zijn het bewerken, beheren en delen van documenten met andere medewerkers en het op de hoogte blijven van bedrijfsinformatie en –nieuws afgestemd op de persoonlijke voorkeuren van de individuele medewerker. Verder wil de medewerker de mogelijkheid hebben om ideeën en updates te verspreiden om op die manier de betrokkenheid verder te ontwikkelen. Een sociaal intranet zou verder de functionaliteit moeten bevatten om projecten te kunnen beheren samen met slimme integratie van e-mail, kalender en taken. Maar de belangrijkste algemene behoefte van medewerkers is toch wel het snel kunnen vinden van informatie en medewerkers.

Breng de medewerker specifieke behoeftes (als uitbreiding op de generieke behoeftes) goed in kaart. Onderzoek welke doelgroepen er geformuleerd kunnen worden en identificeer binnen deze doelgroepen de verschillende rollen. Deze rollen (of persona’s) geven een breed inzicht in de behoeftes van de medewerkers. Deze persona’s zullen ook de basis gaan vormen voor de rechtenmatrix waarin wordt bepaald welke rechten iemand heeft binnen SharePoint.

TIP: “Door de behoefte van de medewerkers niet centraal te zetten zal de adoptie van het sociaal intranet niet of nauwelijks plaatsvinden. Zet medewerkers altijd centraal.”

Tenslotte is het in deze stap belangrijk om op basis van de visie en de ideeën de KPI’s (of doelstellingen) te bepalen. Belangrijk hierbij is dat de KPI’s eenvoudig, concreet en meetbaar zijn. Voorbeelden hiervan zijn “De medewerkerstevredenheid is nu 60% en dit moet binnen één jaar worden verbeterd naar 85%”, “De eerstelijns helpdesk kan nu 75% van de vragen gelijk beantwoorden en dit moet in 2 jaar naar 90% zijn gestegen” of “Het huidige intranet wordt door 35% dagelijks geraadpleegd en binnen een half jaar moet 60% dagelijks het intranet gebruiken”. Deze KPI’s spelen ook een belangrijke rol bij de adoptie van het intranet. Niet alleen om duidelijk te maken waarom het sociaal intranet wordt ingezet maar ook om de behaalde voortgang te communiceren.

Checklist:

  1. Identificeer de verschillende gebruikersrollen binnen het sociaal intranet.
  2. Maak de algemene behoeftes van medewerkers inzichtelijk.
  3. Onderzoek welke organisatie specifieke behoeftes er per gebruikersrol zijn.
  4. Bepaal de KPI’s en beschrijf deze op een eenvoudige en meetbare manier.

(Een overzicht van de overige stappen kunt u hier vinden.


  • Een sociaal intranet: Standaard of maatwerk? - O&I Services
  • In 10 stappen een succesvol sociaal intranet op basis van SharePoint

    Een sociaal intranet op basis van SharePoint moet goed worden voorbereid. Uiteindelijk zullen er een groot aantal zaken aangepakt moeten worden op verschillende niveaus, zoals strategisch, technisch, organisatorisch etc.

    Hiervoor zijn in totaal 10 stappen geformuleerd die belangrijk zijn bij het kiezen voor en het uitrollen van SharePoint. Deze stappen kunnen gezien worden als een richtlijn en helpen bij het vormgeven van een SharePoint implementatie traject die past binnen uw organisatie.

    Download


Recente blogs

‘Winstgevend social intranet? Start bij de business case!’

Winstgevend social intranet? Start bij de business case! - O&I Services
Download deze white paper

Onze producten

De volgende producten worden door O&I Services aangeboden:

Sociaal intranet
Community software
Office 365+
Apps

Onze diensten

Naast onze producten kunnen wij u ook helpen met de volgende diensten:

Adoptie
Business Case
Analyse & strategie
Implementatie
Community Management

Onze kennis gedeeld

O&I Services kiest er bewust voor om haar kennis te delen via:

White papers
Case studies
Infographics
  • Blogs
  • Contact opnemen?

    O&I Services
    Paterswoldseweg 808
    9728 BM Groningen (route)

    Telefoon: 050 5250233
    Internet: www.oi-services.nl
    E-mail: info@oi-services.nl
    Twitter: @oi-services