Sociaal intranet van O&I Services

Inrichten van het intranet

(Deze blog is onderdeel van de serie “Een proof-of-concept sociaal intranet op basis van SharePoint“.)

Klik in het overzicht van de site collecties (binnen ‘SharePoint admin center’) op de site collectie genaamd ‘Intranet’. Een pop-up wordt zichtbaar (‘Site Collection properties’) met hierin een link naar het intranet. Klik hierop en u komt nu op de homepage of hoofdsite van het intranet. Dit is het beginpunt van het intranet en alle subsites, zoals voor Nieuws, gaan hieronder vallen.

Het tandwieltje rechtsboven in SharePoint OnlineDe homepage van het intranet is nu nog leeg. Een sociaal intranet bevat vaak een nieuwsfeed, het laatste nieuws, misschien een filmpje uit de actualiteit, een activiteiten kalender, integratie van twitter en een sectie ‘Mijn applicaties’ met hierin linkjes naar e-mail, agenda, taken en rooster. Uiteindelijk is dit afhankelijk van de wensen van uw organisatie. Deze functionaliteit kunt u toevoegen via ‘Bewerken pagina’ (Via het tandwieltje rechtsboven) en een uitleg hierover kunt u hieronder vinden. Belangrijk hierbij is dat alles wat op de homepage van het intranet staat gepersonaliseerd is. Dit functioneel inrichten gebeurt vaak door een SharePoint specialist.

De aangemaakte site (uit de vorige stap) is aangemaakt op basis van het sjabloon ‘Portal voor publiceren’ en is standaard beperkt in de keus van sjablonen voor de subsites. Om dit te wijzigen klikt u op het tandwieltje rechts bovenaan. In het submenu wat dan verschijnt kunt u kiezen voor ‘Site instellingen’. Klik hierop en kies bij de instellingen voor ‘Pagina-indelingen en sitesjablonen’. Selecteer vervolgens ‘Voor subsites kan elke sitesjabloon worden gebruikt’ en u heeft nu de beschikking over alle sjablonen voor de subsites.

Een belangrijk onderdeel van elk intranet is het onderdeel nieuws. Hiervoor gaan we een subsite aanmaken waarbinnen het nieuws geplaatst kan worden. Het aanmaken van subsites gebeurt altijd op dezelfde manier. Klik hiervoor op ‘Inhoud van site’ (aan de linkerkant, onderaan). Een nieuw scherm wordt zichtbaar waarbinnen subsites aangemaakt kunnen worden. Kies voor ‘Nieuwe subsite’ (onderaan de pagina) en geef als titel en adres ‘Nieuws’ op. Kies als sjabloon voor de ‘Blog’ variant en kies voor ‘Ja’ op de volgende vraag: “De bovenste koppelingsbalk van de bovenliggende site gebruiken?”. De inrichting van deze nieuwe subsite is gebaseerd op het ‘Blog’ sjabloon en kan later eenvoudig worden aangepast, zie Afbeelding 2.

De nieuwssite is gebaseerd op het sjabloon 'Blog'.
Afbeelding 2. De nieuwssite is gebaseerd op het sjabloon ‘Blog’.

U bevindt zich nu op de nieuwssite. Klik op het tandwieltje rechtsboven en kies voor ‘Pagina bewerken’. U heeft nu de mogelijkheid om blokken op deze pagina toe te voegen, te wijzigen of te verwijderen. We gaan eerst het blok ‘Over deze blog’ verwijderen. Klik hiervoor achter ‘Over deze blog’ op het kleine driehoekje. Een submenu verschijnt en kies vervolgens voor ‘Verwijderen’. Het blok is nu verwijderd. U kunt zelf ook blokken toevoegen door via het tabje ‘Invoegen’ (links bovenin) voor ‘Webonderdeel’ te kiezen. Een grote verzameling aan webonderdelen wordt zichtbaar die binnen de kolommen van de pagina kunnen worden geplaatst, afhankelijk van uw wensen. Wilt u bepaalde blokken plaatsen, dan is enige technische kennis wel nodig. Er is veel (Engelstalige) informatie online beschikbaar met soms stap-voor-stap instructies hoe u het e.e.a. kunt realiseren. Wanneer u tevreden bent over de inrichting van de pagina, kunt u vervolgens bovenin, via het tabje ‘Pagina’, voor ‘Stoppen met bewerken’ kiezen. U verlaat dan de bewerk-mode van de pagina. Via de short cut ‘Een nieuw bericht plaatsen’ kunt u nieuwsberichten toevoegen.

Na 'Bewerken pagina' kunt u zelf blokken toevoegen, wijzigen en verwijderen.
Afbeelding 3. Na ‘Bewerken pagina’ kunt u zelf blokken toevoegen, wijzigen en verwijderen.

U heeft nu een (hoofd)site genaamd Intranet aangemaakt en er vervolgens een subsite voor het nieuws onder geplaatst. De gebruikers van het intranet moeten natuurlijk eenvoudig van de home page naar het nieuws toe kunnen. U kunt hiervoor het menu bovenin gebruiken. Het is van belang dat u teruggaat naar de (hoofd)site en daar klikt u op ‘Site instellingen’ via het tandwieltje rechtsboven. Vervolgens klikt u op ‘Navigatie’ en selecteert u ‘Structurele navigatie: de navigatie-items onder de huidige site weergeven’ met subsites aangevinkt. U heeft nu ook voor de hoofdsite het menu bovenin aangezet en automatisch worden alle onderliggende subsites weergegeven.

Een intranet zonder functies om met elkaar samen te werken is geen intranet. Binnen SharePoint is het eenvoudig om teams te formeren en deze binnen het intranet te publiceren. We maken binnen de (hoofd)site een nieuwe subsite aan genaamd ‘Teams’ via ‘Inhoud van de site’ (linkerkant). Als titel en adres gebruiken we Teams en voor de nieuwe subsite gebruiken we het sjabloon ‘Publicerende site’. Kies bij ‘De bovenste koppelingsbalk van de bovenliggende site gebruiken?’ voor ‘Ja’. Deze site gaat alle teams bevatten die we gaan aanmaken. Na het aanmaken van deze subsite zien we ‘Teams’ ook al zichtbaar in de hoofdnavigatie, maar ontbreken nog de verschillende teams. Aan de linkerkant binnen Teams kunt u straks m.b.v. ‘Koppelingen bewerken’ (linkerkant) linkjes maken naar de verschillende teams.

Klik op ‘Teams’ in het hoofdmenu en maak opnieuw een subsite aan via ‘Inhoud van site’. Vul een logische titel in voor het team, bijvoorbeeld ‘Inzetbaarheid intranet’ en een passend adres bijvoorbeeld ‘/inzetbaarheid’. Kies voor deze subsite het sjabloon ‘Team site’ (zie Afbeelding 4) die u kunt vinden onder het tabje ‘Samenwerking’. Deze sjabloon zorgt ervoor dat deze subsite over functionaliteit beschikt om samen te werken. Kies bij ‘De bovenste koppelingsbalk van de bovenliggende site gebruiken?’ voor ‘Ja’ en kies voor ‘Maken’. In de hoofdnavigatie staat nu ‘Teams’ waarbij automatisch in het submenu de nieuwe teamsite zichtbaar is. Als u naar deze teamsite toe gaat, ziet u gelijk al de standaard teamfunctionaliteit zoals een nieuwsfeed staan en de mogelijkheid om documenten met elkaar te delen en te bewerken. Ga terug naar de site Teams en maak eventueel meer teamsites aan op dezelfde manier. Let hierbij op dat u deze op het juiste niveau aanmaakt en niet per ongeluk een team site onder een andere teamsite aanmaakt als dat niet de bedoeling is.

Met behulp van SharePoint kunt u eenvoudig teamsites aanmaken die standaard beschikken over functionaliteit om samenwerking, kennisdeling en communicatie te faciliteren.
Afbeelding 4. Met behulp van SharePoint kunt u eenvoudig teamsites aanmaken die standaard beschikken over functionaliteit om samenwerking, kennisdeling en communicatie te faciliteren.

Vaak worden binnen organisaties ook projecten gedaan. Op dezelfde manier als teams kunt u projecten aanmaken. Maak opnieuw een subsite met als sjabloon ‘Publicerende site ‘ aan (binnen de hoofdsite!) en noem deze ‘Projecten’. Maak vervolgens binnen deze site de verschillende subsites aan op basis van het sjabloon ‘Projectsite’ en geef deze een heldere projectnaam. Ook deze projecten worden netjes zichtbaar bovenin de hoofdnavigatie.

Statische content zoals informatie over afdelingen, contactgegevens, wet & regelgeving mag niet ontbreken in een intranet.
Afbeelding 5. Statische content zoals informatie over afdelingen, contactgegevens, wet & regelgeving mag niet ontbreken in een intranet.

Wat tenslotte nog ontbreekt is een gedeelte binnen het intranet waar statische content geplaatst kan worden. Vaak wordt dit gedeelte ‘Organisatie’ genoemd en daaronder vallen de verschillende afdelingen. We maken op het hoogste niveau een subsite ‘Organisatie’ aan met als sjabloon ‘Publicerende site’. Denk om het aanzetten van ‘De bovenste koppelingsbalk gebruiken van bovenliggende site’ en publiceer de site gelijk. Binnen deze nieuwe site maken we een aantal afdelingen aan, bijvoorbeeld: Facilitair bedrijf, Financieel, Marketing & Communicatie en Personeel & Organisatie. Maak de gewenste afdelingen aan en kies bij deze subsites ook het sjabloon ‘Publicerende site’ en zorg dat deze hiërarchisch gezien onder ‘Organisatie’ komen te liggen.

Het toevoegen van een (web)pagina aan een afdeling is relatief eenvoudig. Ga naar een afdeling toe en via het tandwieltje rechtsboven kunt u kiezen voor ‘Een pagina toevoegen’. Als u een pagina heeft aangemaakt kunt u bovenin, bij ‘Invoegen’, kiezen om bijvoorbeeld een afbeelding te plaatsen. Wilt u later een eerder aangemaakte pagina bewerken dan kiest u voor ‘Pagina bewerken’ via het tandwieltje rechtsboven. Een voorbeeld van een pagina-indeling per afdeling is: ‘Home’, ‘Over deze afdeling’, ‘Nieuws’, ‘Locaties’ en ‘Contactgegevens’. Zorg dat alle afdelingen dezelfde pagina’s bevatten zodat ze herkenbaar zijn als afdeling. Om de afdelingen en de bijbehorende pagina’s ook aan de linkerkant zichtbaar te maken (zo kun je eenvoudiger van afdeling naar afdeling gaan) moet u naar de ‘Site instellingen’ gaan van de site ‘Organisatie’. Als u klikt op ‘Navigatie’ kunt u op de volgende pagina bij het kopje ‘Huidige navigatie’ kiezen voor ‘Structurele navigatie’ waarbij de subsites en pagina’s moeten worden weergegeven. Aan de linkerkant komen nu de afdelingen te staan samen met de pagina’s per afdeling.

Gebruik het menu aan de linkerkant om eenvoudig van afdelingen te wisselen.
Afbeelding 6. Gebruik het menu aan de linkerkant om eenvoudig van afdelingen te wisselen.

Mogelijk is de volgorde van de menu-items (Teams, Projecten, Organisatie etc) in de hoofdnavigatie niet geheel naar u zin. Dit kunt u wijzigen door naar de ‘Site instellingen’ van de hoofdsite te gaan via het tandwieltje rechtsboven. Vervolgens klikt u op ‘Navigatie’ en kunt u bij ‘Structurele navigatie: Bewerken en sorteren’ de gewenste posities bepalen met de knopjes ‘Omhoog’ en ‘Omlaag’.

De volgende onderwerpen worden in deze serie (ook) besproken:


  • SharePoint als sociaal intranet inzetten - O&I Services
  • Een proof-of-concept maken van een sociaal intranet op basis van SharePoint

    Benieuwd wat een intranet op basis van SharePoint voor uw organisatie kan betekenen? U kunt zelf eenvoudig een Proof-of-Concept opzetten zodat u een goede indruk krijgt van het platform en op die manier de bruikbaarheid voor uw organisatie kunt onderzoeken.

    Deze korte handleiding voor het opzetten van een intranet binnen Share- Point Online kunt u downloaden in de vorm van een PDF.

    Download


Recente blogs

‘Winstgevend social intranet? Start bij de business case!’

Winstgevend social intranet? Start bij de business case! - O&I Services
Download deze white paper

Onze producten

De volgende producten worden door O&I Services aangeboden:

Sociaal intranet
Community software
Office 365+
Apps

Onze diensten

Naast onze producten kunnen wij u ook helpen met de volgende diensten:

Adoptie
Business Case
Analyse & strategie
Implementatie
Community Management

Onze kennis gedeeld

O&I Services kiest er bewust voor om haar kennis te delen via:

White papers
Case studies
Infographics
  • Blogs
  • Contact opnemen?

    O&I Services
    Paterswoldseweg 808
    9728 BM Groningen (route)

    Telefoon: 050 5250233
    Internet: www.oi-services.nl
    E-mail: info@oi-services.nl
    Twitter: @oi-services