Sociaal intranet van O&I Services
  • Home
  • Blog
  • In 10 stappen naar een sociaal intranet
In 10 stappen naar een sociaal intranet

In 10 stappen naar een sociaal intranet

Deze blog verschaft 10 stappen waar men als organisatie rekening mee moet houden om tot een succesvolle implementatie/migratie van een sociaal intranet te komen. Dagelijks krijgen organisaties te maken met bedrijfsprocessen die vooraf niet ingecalculeerd waren. Het migreren of implementeren van een sociaal intranet kan eveneens gezien worden als een ontransparant proces. Tijdens het migreren van een organisatie naar een sociaal intranet is het van belang om te kijken welke richting men op wil om uiteindelijk de benodigde engagement in de organisatie te generen. Vragen waar men al snel tegen aanloopt zijn: welke projectplannen moeten er uitgewerkt worden, wie dient betrokken te worden bij het implementatie/ migratieproces, welke rol speelt het management bij de uitrol van het intranet en welke functionaliteiten moeten er worden doorgevoerd in het intranet? Een serie vragen waar nauwkeurig over nagedacht dient te worden. Hieronder volgen 10 stappen die het implementatieproces transparant kunnen maken.

In 10 stappen naar een sociaal intranet

Stap 1. Bepalen van doel

Een belangrijke eerste stap bij het implementeren van een intranet is het concretiseren van het doel. Welk doel wil men als organisatie zijnde bereiken en wat is de aanleiding om over te schakelen op een nieuw intranet? Door het doel nadrukkelijk te concretiseren weet men welk resultaat bewerkstelligt of opgelost dient te worden.

Doelen:

  • Procedures moeten verkort worden
  • Het huidige intranet functioneert niet naar behoren en wordt te weinig gebruikt
  • Communicatielijnen moeten versterkt worden
  • De zoekfunctionaliteit moet verbeterd worden
  • De mogelijkheid om thuis te werken moet beschikbaar zijn
  • Centrale plek documentenbeheer
  • Distribueren van bedrijfsnieuws

Stap 2. Omvang en Publiek definiëren

  • Op welke wijze moet het personeel toegang krijgen tot het intranet? Is het beschikbaar vanuit thuis en op klantlocatie?
  • Is er mobiele toegang tot het intranet?
  • Is elke afdeling betrokken bij het ontwikkelingsproces? Zijn de wensen van verschillende afdelingen helder omschreven?
  • Hoe zoekt men op dit moment naar belangrijke informatie? Tegen welke problemen loopt men daar aan?
  • Moet de mogelijkheid aanwezig zijn om gevoelige informatie te vinden, zoals salarisstrookjes?
  • Is de bedrijfscultuur te rijmen met de interactiviteit van het intranet, in hoeverre is er plaats voor chatsessies en het plaatsen van reacties?
  • Worden er externe partijen betrokken en geïntegreerd bij de uitrol en implementatie van het intranet?

In 10 stappen naar een sociaal intranet

Stap 3. Opstellen van een site navigatie structuur

Door duidelijk inzichtelijk te maken welke structuur er gehanteerd wordt, kunnen gelijk de gebruikersbepalingen en -rechten vastgesteld worden. Op deze wijze worden informatiestromen inzichtelijk en het verkeer baant dan zijn weg door deze structuren. Focuspunt in deze fase is het creëren van gebruiksvriendelijkheid en overzicht.

Stap 4. Welke applicaties krijgen een centrale rol

In deze fase wordt er nadrukkelijk gekeken welke elementen een centrale rol gaan vormen op het intranet. Het is in deze fase van belang op welke wijze de organisatiestructuur is ingericht en op welke wijze de bedrijfscultuur het best tot uiting komt.

Functionaliteiten:

  • Blogs
  • Nieuws
  • Projecten
  • Documenten
  • Persoonlijke profielen
  • Publicatiemogelijkheid
  • Afbeeldingen galerij
  • Reserveren van vergaderzalen
  • Bedrijfsbeleid/ regelgeving
  • Formulieren/ standaard documenten (facturen/ offertes)
  • Gemeenschappelijke agenda

Van elke afzonderlijke functionaliteit is het van belang om de waarde in te schatten en de positie die deze waarde vertegenwoordigd binnen de intranetomgeving in te schatten.


In 10 stappen naar een sociaal intranetBron: Emerce.nl

Stap 5. Afbakening rol intranetgebruiker

In deze fase wordt er gekeken welke rol en welke rechten elke afzonderlijk gebruiker toebedeeld krijgt. Het is van belang om tijdens de inventarisatie na te gaan op welke wijze communicatielijnen tussen afdelingen verlopen en welke informatie een vertrouwelijk niveau dient te krijgen. Uitgangspunt is om een omgeving vorm te geven waarin men veiligheid en structuur weet te waarborgen.

Stap 6. Bouwtekening Homepage

De homepage is de vertrekpagina en speelt dus een belangrijke rol bij de adoptiefase van het intranet. Een goede methode is om een pagina vorm te geven en te testen welk ontwerp het meeste draagvlak heeft. Door een simpele en overzichtelijke look te creëren weten gebruikers de beschikbare informatie en mogelijkheden op het intranet te vinden.

Stap 7. Wat gaat het kosten?

Door vooraf duidelijk inzage te krijgen in het aantal gebruikers, de dimensies die doorgevoerd moeten worden in het intranet en de reikwijdte die het intranet krijgt, kan er een goede indicatie gemaakt worden wat de hoogte van het bedrag van implementatie en integratie van het intranet gaat zijn.

Whitepaper-in-10-stappen-naar-een-sociaal-intranet

Stap 8. Projectplanning

Het is van belang om vooraf een duidelijk beeld te vormen van hoeveel tijd de organisatie nodig heeft om een intranet te implementeren en welke elementen het proces wellicht kunnen vertragen. Een aantal zaken die vertraging kunnen veroorzaken:

  • Actualiseren gebruikerslijst
  • Migreren oude intranetomgeving
  • Selecteren Hardware
  • Design

Stap 9 De evolutie van het intranet

Om op gerichte wijze te komen tot het volledig gebruik op alle niveaus van het sociaal intranet, is het zaak om te realiseren dat een succesvol intranet tijd nodig heeft om te groeien. Door tijdens de lancering van het intranet eenvoudige functionaliteiten door te voeren kan er in latere fases nog geïnnoveerd worden en verloopt de innovatie synchroon met het vergroot draagvlag dat ontstaat.

In 10 stappen naar een sociaal intranet

Stap 10 Start vandaag nog!

Het maken van plannen is de eerste stap bij het inventariseren van de mogelijkheden van implementatie van een sociaal intranet. Stap daaropvolgend is uitvoering. Probeer het plan zo SMART mogelijk te formuleren zodat uiteindelijk alle afzonderlijke steentjes in de organisatie leiden tot het gewenste domino-effect zodat men tot uitvoering komt.

Meer lezen?

De blog In 10 stappen een succesvol sociaal intranet geeft inzage in welke transformatie een organisatie moet ondergaan om tot een succesvolle implementatie van een sociaal intranet te komen. Klik hier om het blog te lezen.

Labels:, ,

Recente blogs

‘Winstgevend social intranet? Start bij de business case!’

Winstgevend social intranet? Start bij de business case! - O&I Services
Download deze white paper

Onze producten

De volgende producten worden door O&I Services aangeboden:

Sociaal intranet
Community software
Office 365+
Apps

Onze diensten

Naast onze producten kunnen wij u ook helpen met de volgende diensten:

Adoptie
Business Case
Analyse & strategie
Implementatie
Community Management

Onze kennis gedeeld

O&I Services kiest er bewust voor om haar kennis te delen via:

White papers
Case studies
Infographics
  • Blogs
  • Contact opnemen?

    O&I Services
    Paterswoldseweg 808
    9728 BM Groningen (route)

    Telefoon: 050 5250233
    Internet: www.oi-services.nl
    E-mail: info@oi-services.nl
    Twitter: @oi-services