Sociaal intranet van O&I Services
  • Home
  • Blog
  • Hoe maakt u een social intranet meetbaar?

Hoe maakt u een social intranet meetbaar?

Heeft uw organisatie al een social intranet of overwegen jullie erop over te gaan? In beide gevallen wilt u het meest optimale sociale intranet hebben. Wat u hiervoor nodig heeft? Hoe u dit het beste kan aanpakken? Met dit blog helpen we u graag een eind op weg.

Elk social intranet kan meetbaar gemaakt worden, maar hetgeen gemeten moet worden, verschilt per organisatie. Dit hangt namelijk af van de opgestelde bedrijfsspecifieke doelen. Wat voor wel voor elke organisatie gelijk is, zijn de te nemen stappen. Op basis van ervaring hebben we een 5-stappenplan ontwikkeld.

 

Stap 1 | KPI’s opstellen

Voordat u begint te meten is het belangrijk vast te stellen wat u wilt meten. Bij een volledig social intranet traject van A tot Z, vloeien deze doelen standaard voort uit de opgestelde business case. Lees hier meer over het opstellen van een social intranet business case.

Wanneer de doelen van uw organisatie bekend zijn, stelt u indicatoren op om deze doelen te kunnen meten. De zogenaamde Key Performance Indicators (KPI’s).

 

Algemene KPI’s

Om een “winstgevend” social intranet te ontwikkelen voor uw organisatie, kunt u het beste sturen op de organisatie specifieke KPI’s. Aangezien managers blij worden van rapportages, zien we in de praktijk dat organisaties onwijs veel algemene rapportages opstellen. Zoals de naam al doet vermoeden geven deze rapportages de organisatie een “algemeen beeld” en zegt dit niets over de organisatie specifieke doelen.

 

Voorbeelden van algemene KPI’s zijn:

  • Het aantal ingelogde gebruikers
  • Het aantal gebruikers met een ingevuld profiel
  • De gemiddelde tijdsduur van een bezoek
  • Het aantal bezochte pagina’s (per gebruiker)
  • Het aantal bezoeken per device (mobiel, tablet, pc)
  • Het aantal (berichten) posts per gebruiker
  • Het aantal geüploade documenten

 

Op zichzelf staand leuke indicatoren, maar ze zeggen vaak niets over de gedefinieerde opbrengsten uit de business case. Zijn deze indicatoren dan geheel overbodig? Zeker niet! Deze indicatoren kunnen ondersteunend zijn aan de bedrijfsspecifieke doelen.

 

Stel: uw organisatie heeft als doel gesteld dat het social intranet innovaties (product development) moet bevorderen met waarde X. Het liefste wilt u dat vanaf dag 1 100% van de medewerkers actief deelneemt op het social intranet. U wilt het doel immers zo snel mogelijk halen. Onderzoek en ervaring wijzen echter uit dat een social intranet eerst aangejaagd moet worden, om het aantal creators (zie onderstaand) te laten groeien en daarmee ook de andere twee groepen, alvorens het bedrijfsdoel kan worden behaald. Afhankelijk van de adoptie(plannen) ziet een realistische verdeling er snel als volgt uit: 1% creators, 9% contributors en 90% consumers . Door het social intranet aan te jagen (veilige cultuur creëren) en medewerkers de juiste tools aan te bieden, kan de verhouding snel veranderen naar 10% – 20% – 70%.

In dit geval zeggen de algemene indicatoren dus meer over de haalbaarheid en snelheid van de organisatie specifieke doelen.

 

Creators Creators zijn de meest actieve gebruikers. Zij creëren de content.
Contributors Contributors creëren zelf geen content, maar dragen bij door te reageren op de content van de creators.
Consumers Consumers zijn de meest passieve gebruikers. Zij creëren geen content, reageren niet op berichten, maar gebruiken enkel de gecreëerde content voor eigen doeleinden.


Organisatie specifieke KPI’s

Elke organisatie stelt een business case op vanuit haar eigen in- en externe aanleidingen. Hieruit rollen dan ook organisatie specifieke doelen voor het social intranet. Dit kunnen zowel “harde” als “softe” doelen zijn. Bijvoorbeeld het tegengaan van de “braindrain”, het faciliteren van “het nieuwe werken” of X% efficiënter werken. Onderzoeksbureau McKinsey heeft aangetoond dat organisaties tot 25,5% efficiënter kunnen werken met een social intranet. Lees hier meer over in ons gratis whitepaper “Winstgevend social intranet? Start bij de business case!”.

 

Stap 2 | 0-meting

Veel organisaties vergeten het te doen; de 0-meting. Een meting die écht van toegevoegde waarde is. Laten we direct een misvatting voorkomen. Wanneer jullie organisatie op dit moment nog geen social intranet heeft, kunt u vaak wel een o-meting uitvoeren!

 

Stel bijvoorbeeld dat jullie medewerkers middels het social intranet 5% tijd moeten besparen met het zoeken en vinden van informatie. U kunt dan medewerkers de taak geven om op het “oude” intranet informatie op te zoeken, terwijl u met een stopwatch de benodigde tijd registreert. Ditzelfde voert u opnieuw uit zodra het social intranet in gebruik is genomen. Hoe meer u in de huidige situatie registreert, des te meer “successen” u later kunt boeken. Wanneer doelen ter zijne tijd worden gewijzigd, is het handig dat u ook van de nieuwe indicator een 0-meting heeft liggen.

 

Stap 3 | Analyse tools (beheer) inrichten

Op moment de KPI’s zijn vastgesteld en de 0-meting is uitgevoerd, kunt u beginnen met het inrichten van analyse tools. Voor de algemene KPI’s loont het om Google Analytics te installeren. Hebben jullie een social intranet op basis van Microsoft SharePoint? Dan kunt u ook speciale SharePoint analytics installeren. Ervaringen weten? Neem gerust contact op.

 

Voor het analyseren van de belangrijkste KPI’s, de organisatie specifieke, bestaan vaak geen standaard analyse tools. Hiervoor is het raadzaam een Excel-document aan te leggen en periodieke tests uit te voeren om de specifieke data vast te leggen. Denk hierbij aan het meten van de reductie van het aantal e-mails, het aantal nieuw bedachte producten/diensten, de tijdsbesparing bij het zoeken en vinden van informatie en andere rol-specifieke taken.

SharePoint Analytics_O&I Services

SharePoint Analytics van Webtrends.com

 

 

Stap 4 | Analyseren

Zodra er data is vergaard, kan het periodiek analyseren beginnen. Door de “output” zo simpel en concreet mogelijk te presenteren, krijgen uw collega’s een zo goed mogelijk beeld van de situatie en kan er het meest effectief op worden gehandeld.

Aangezien het meten en analyseren van de organisatie specifieke KPI’s het meest lastig is, laten veel managers zich verleiden tot het presenteren van de algemene KPI’s. Probeer u daarom eerst te richten op de organisatie specifieke KPI’s en de voortgang hiervan te onderbouwen vanuit de algemene KPI’s.

 

Stap 5 | Optimaliseren

De laatste stap is het ten gelde maken van de stappen 1 t/m 4. Op basis van de analyseresultaten bepaalt u welke acties er uitgevoerd moeten worden om het rendement te kunnen verhogen en of er misschien nog beter of slimmer gemeten kan worden.

 

Om een winstgevend social intranet te kunnen ontwikkelen, is een gedegen business case essentieel. Download hier gratis ons whitepaper “Winstgevend social intranet? Start bij de business case!” voor meer informatie.

Uw naam (verplicht)

Organisatie (verplicht)

Uw e-mail (verplicht)

Uw telefoonnummer (verplicht)

Hou mij op de hoogte van innovaties, trends en ontwikkelingen.

Labels:,

Recente blogs

‘Winstgevend social intranet? Start bij de business case!’

Winstgevend social intranet? Start bij de business case! - O&I Services
Download deze white paper

Onze producten

De volgende producten worden door O&I Services aangeboden:

Sociaal intranet
Community software
Office 365+
Apps

Onze diensten

Naast onze producten kunnen wij u ook helpen met de volgende diensten:

Adoptie
Business Case
Analyse & strategie
Implementatie
Community Management

Onze kennis gedeeld

O&I Services kiest er bewust voor om haar kennis te delen via:

White papers
Case studies
Infographics
  • Blogs
  • Contact opnemen?

    O&I Services
    Paterswoldseweg 808
    9728 BM Groningen (route)

    Telefoon: 050 5250233
    Internet: www.oi-services.nl
    E-mail: info@oi-services.nl
    Twitter: @oi-services