Sociaal intranet van O&I Services
  • Home
  • Blog
  • Het definiëren en oplossen van business issues met het sociale intranet
In 10 stappen naar een sociaal intranet

Het definiëren en oplossen van business issues met het sociale intranet

Sociale intranetten zijn sinds 2012 populair bij organisaties. Al zegt 72 procent van de organisaties dat het sociale intranet nog niet in de doelmatigheid voorziet waar het in eerste instantie voor aangeschaft is, aldus McKinsey. Waar ligt dit aan?

De reden hiervoor is dat er vaak over het hoofd wordt gezien welke behoefte ofwel business issue als oplossing moet gelden bij het implementeren van een intranet. Er worden wollige richtingen geformuleerd waardoor de participatie op het sociaal intranet uiteindelijk achterblijft.

Dit terwijl er door het transparant omschrijven en een helder omschreven business issue precies bepaald kan worden welke doelmatigheid het intranet dient te hebben. En welke middelen er ingezet kunnen worden om tot een succesvolle implementatie te komen.

digitale samenwerking

Één van de factoren bij het ontstaan van bovenstaande problematiek is dat de relatie tussen afnemer en softwareleverancier omschreven kan worden als de autoritair expert -die met een kant en klare oplossing komt-, waardoor de slag die gemaakt zou worden bij de samensmelting tussen product en omgeving over het hoofd gezien wordt. Dat wil zeggen dat de klant het vaak lastig vindt de doelmatigheid van het intranet te bepalen. Terwijl de leverancier de rol van expert op zich neemt en zich te weinig verdiept in de situatie van desbetreffende organisatie.

Eerste stap voor organisaties bij het implementeren van het sociale intranet moet dan ook zijn het vaststellen en definiëren van desbetreffende businessissues. Welke business issues spelen er in organisaties en hoe kunnen de ingezet worden als katalysator van participatie op het intranet?

Overmatig e-mail gebruik

Vele organisaties hebben te maken met grote sommen aan data bij de uitdracht van onderlinge e-mailstromen. Dit levert al gauw optelsommen van tientallen gigabytes aan dataverkeer. Dit terwijl een groot aantal e-mail bij ontvangst niet eens gelezen wordt. Met name omdat het versturen van een e-mail vaak leidt tot meerdere reacties en er een communicatiestroom opgang komt. Bij het toekennen van prioriteit aan verschillende e-mails komen vele e-mails in vergetelheid of worden direct verwijderd. Een datastroom die voorkomen had kunnen worden!

Met name het mailverkeer met grote hoeveelheden MB’s aan data kan overwonnen worden door de inzet van een centraal platform waarin data gemakkelijk terug te vinden is. Op gebied van efficiëntie en effectiviteit worden er twee sprongen gemaakt, onderlinge interactie wordt verbeterd en informatie wordt gecentraliseerd waardoor het een breder bereik en doelmatigheid krijgt.

Een wollige term die door vele intranetleveranciers wordt gebruikt is het verbeteren van samenwerking. Echter is het achterliggende doel het verbeteren van de onderlinge communicatiestromen waardoor er geld, tijd en kennis wordt gewonnen. Door nauwkeurig te formuleren welke handelingen van toepassing zijn om deze doelen te behalen kan de juiste “scope” van het intranet gekozen worden.

Ook kunnen strategische doelen behaald worden door inzet van discussie platformen. Een mooi voorbeeld hiervan is het stellen van een kostenreductie doel. Door organisatie breed het bezuinigingsdoel te formuleren kunnen afdelingen kan er op afdelingsniveau bepaald worden welke maatregelen er genomen kunnen worden.

Gezamenlijk werken aan projecten

Bij organisaties waar nog geen optimale samenwerkingsklimaat op digitaal niveau is gecreëerd, worstelen veel werknemers met documentenstromen en onderlinge communicatiestromen die voor de gehele projectgroep inzichtelijk gemaakt moeten worden. Door is deze transparantie te kunnen voorzien worden er vele e-mails verstuurd om elkaar op de hoogte te brengen over de gang van zaken. Om deze inefficiënte werkwijze te vervangen kan het sociaal intranet gebruikt worden. In deze omgeving kunnen medewerkers gemakkelijk samenwerken zodat er flinke winst geboekt kan worden op onderlinge samenwerking. In de sociaal intranet omgeving kunnen projecten gecategoriseerd worden en toegekend worden aan de juiste personen. Documenten kunnen onderling worden uitgewisseld, er kunnen gesprekken worden opgestart. De behoefte aan goede digitale samenwerkingstools wordt hierdoor ingewilligd. Het één op één contact tussen werknemers kan verminderd worden zodat het “nieuwe werken” gefaciliteerd kan worden. Deloitte concludeerde ondanks in haar onderzoek naar digitale samenwerkingstools

 

digitale samenwerkingstools

Door een uitgebreide profielbeschrijving van de verschillende persona op het intranet kan expertise snel gelokaliseerd worden. Zodat de juiste werknemers ingezet worden en de juiste expertise aangesproken kan worden. Doordat er onderling meer interactie plaatsvindt zal men sneller bereid zijn bij te springen wanneer nodig. Het sociaal intranet voorziet in een verbeterde sociaal klimaat en een betere inzet van de verschillende expertises.

Labels:, , , , ,

Recente blogs

‘Winstgevend social intranet? Start bij de business case!’

Winstgevend social intranet? Start bij de business case! - O&I Services
Download deze white paper

Onze producten

De volgende producten worden door O&I Services aangeboden:

Sociaal intranet
Community software
Office 365+
Apps

Onze diensten

Naast onze producten kunnen wij u ook helpen met de volgende diensten:

Adoptie
Business Case
Analyse & strategie
Implementatie
Community Management

Onze kennis gedeeld

O&I Services kiest er bewust voor om haar kennis te delen via:

White papers
Case studies
Infographics
  • Blogs
  • Contact opnemen?

    O&I Services
    Paterswoldseweg 808
    9728 BM Groningen (route)

    Telefoon: 050 5250233
    Internet: www.oi-services.nl
    E-mail: info@oi-services.nl
    Twitter: @oi-services