Sociaal intranet van O&I Services
  • Home
  • Blog
  • Functioneel inrichten SharePoint

Functioneel inrichten SharePoint

(Deze blog is onderdeel van de serie: “In 10 stappen een succesvol sociaal intranet“)

De keuze tussen eigen server(s) of de cloud is gemaakt en de eigen ICT afdeling en/of leverancier hebben SharePoint beschikbaar gemaakt. De volgende stap is het functioneel inrichten van SharePoint.

Omdat SharePoint 2013 erg veelzijdig is, bestaat het gevaar dat alles wat ook maar enigszins relevant lijkt te zijn voor uw organisatie een plaats moet krijgen in het sociaal intranet. Het is immers relatief eenvoudig om deze functies ‘aan te zetten’ en op die manier allerlei handigheidjes voor de medewerkers in te richten. Deze strategie is om een aantal redenen onverstandig. In de eerste plaats is SharePoint wel erg veelzijdig maar in veel opzichten niet gespecialiseerd. M.a.w. het is niet altijd de beste oplossing. Ook loopt de organisatie het risico dat het sociaal intranet (te) ingewikkeld wordt. Aan de ene kant wordt het de gebruikers daardoor moeilijk gemaakt om aan de slag te gaan in verband met het enorme aanbod van functionaliteit. Aan de andere kant neemt de complexiteit van de implementatie erg snel toe en dat heeft consequenties voor beheer, trainingen en de adoptie.

Uitgangspunt bij het functioneel inrichten van het sociaal intranet is in de eerste plaats de visie van uw organisatie. Niet zonder reden vormt de visie de rode draad in het gehele project, omdat uit deze visie de doelstellingen volgen. Om de doelstellingen te realiseren kan functionaliteit worden ingezet die standaard wordt aangeboden in SharePoint. Stel: uw organisatie wil de betrokkenheid van de medewerkers (verder) verbeteren, dan kunt u bijvoorbeeld gaan werken met uitgebreide gebruikersprofielen, een ruimte inrichten om ideeën te wisselen en de mogelijkheid bieden tot het volgen van collega’s. Is het delen van kennis een speerpunt van het sociaal intranet dan moeten u medewerkers de gelegenheid hebben om hun kennis te delen bijvoorbeeld in de vorm van micro-blogging. Het aardige is dat wanneer die visie en doelstellingen helder zijn, er weinig twijfel kan bestaan over welke functionaliteit past binnen het sociaal intranet en welke (nog) niet.

Dit geldt ook voor de sociale functies van SharePoint. Voor een groot aantal organisaties is dat een geheel andere dimensie van communiceren en dat moet zich vaak ook verder intern gaan ontwikkelen. Misschien is het nu wel een brug te ver om medewerkers een persoonlijke status te laten invoeren zodat er meer begrip ontstaat over waar iemand mee bezig is. Functionaliteit aanbieden om over bepaalde onderwerpen te discussiëren met like functionaliteit past misschien in eerste instantie beter. Ook voor de sociale functies geldt; de mogelijkheden zijn enorm binnen SharePoint 2013, maar maak hier selectief gebruik van en altijd met in het achterhoofd de visie en de doelstellingen van uw organisatie.

Het risico bestaat dat het functioneel inrichten op een academische wijze wordt aangepakt. Probeer het juist functioneel en praktisch aan te vliegen. Een moderne SharePoint installatie staat qua inrichting niet meer voor 5 jaar vast, maar ontwikkelt zich gaandeweg. Dat geeft ruimte om vlot beslissingen te nemen en te kijken op termijn wat goed werkt en wat misschien beter zou moeten werken. Voorbeeld van het praktisch aanpakken is bijvoorbeeld het bepalen van de navigatiestructuur in het sociaal intranet. Een belangrijk onderdeel waar medewerkers dagelijks mee te maken hebben. Omdat de bestaande content geïnventariseerd is, volgt hier ook een passende hiërarchische structuur uit, die gelijk één van de zoekstrategieën is. Wat nog ontbreekt is het laten terugkomen van de thematische onderverdeling (een andere onmisbare zoekstrategie) van gegevens in de navigatiestructuur.

TIP: “Houd het sociaal intranet eenvoudig en doelgericht. Beperk vooral in het begin de beschikbare functionaliteit om de adoptie te vergemakkelijken.”

Een sociaal intranet heeft als homepage (startscherm) vrijwel altijd een inzicht in de activiteitenstroom (geeft de medewerker inzicht in lopende zaken) en verschillende functies zoals toegang tot e-mail en kalender. Verder zouden op de homepage snelkoppelingen moeten worden aangeboden naar bijvoorbeeld projecten die voor de medewerker relevant zijn. M.a.w. een gepersonaliseerde home page. We hebben nu al een groot aantal ‘brokken’ van de navigatie te pakken en we kunnen bijvoorbeeld in het team gezamenlijk de structuur fine-tunen met behulp van geeltjes. Op deze manier komt een navigatiestructuur snel tot stand.

Wanneer het sociaal intranet is ingericht, laat u als organisatie een pilotgroep(natuurlijk een dwarsdoorsnede van de organisatie inclusief ambassadeurs) het sociaal intranet aantal weken gebruiken. Bespreek wat goed werkt en waar mogelijk nog knelpunten liggen op een transparante manier binnen het sociaal intranet. Vaak levert dit erg waardevolle input op die nog meegenomen kan worden.

Checklist:

  1. Beperkt de functionaliteit en werk altijd gefaseerd.
  2. Zet statische– en sociale functies in op basis van de visie en de doelstellingen.
  3. Vlieg uitdagingen zoals het bepalen van de navigatiestructuur praktisch aan want deze zijn niet definitief.
  4. Formeer een groep medewerkers die een sneak-preview krijgen van het sociaal intranet, laat hun er enkele weken in werken en bespreek hun bevindingen in het intranet.

(Een overzicht van de overige stappen kunt u hier vinden.


  • Een sociaal intranet: Standaard of maatwerk? - O&I Services
  • In 10 stappen een succesvol sociaal intranet op basis van SharePoint

    Een sociaal intranet op basis van SharePoint moet goed worden voorbereid. Uiteindelijk zullen er een groot aantal zaken aangepakt moeten worden op verschillende niveaus, zoals strategisch, technisch, organisatorisch etc.

    Hiervoor zijn in totaal 10 stappen geformuleerd die belangrijk zijn bij het kiezen voor en het uitrollen van SharePoint. Deze stappen kunnen gezien worden als een richtlijn en helpen bij het vormgeven van een SharePoint implementatie traject die past binnen uw organisatie.

    Download


Recente blogs

‘Winstgevend social intranet? Start bij de business case!’

Winstgevend social intranet? Start bij de business case! - O&I Services
Download deze white paper

Onze producten

De volgende producten worden door O&I Services aangeboden:

Sociaal intranet
Community software
Office 365+
Apps

Onze diensten

Naast onze producten kunnen wij u ook helpen met de volgende diensten:

Adoptie
Business Case
Analyse & strategie
Implementatie
Community Management

Onze kennis gedeeld

O&I Services kiest er bewust voor om haar kennis te delen via:

White papers
Case studies
Infographics
  • Blogs
  • Contact opnemen?

    O&I Services
    Paterswoldseweg 808
    9728 BM Groningen (route)

    Telefoon: 050 5250233
    Internet: www.oi-services.nl
    E-mail: info@oi-services.nl
    Twitter: @oi-services