Sociaal intranet van O&I Services

De 5 fasen van social intranet community management

Het starten van een community is niet moeilijk. Techniek is zo aan te schaffen. Medewerkers zo ver krijgen dat ze de techniek gaan gebruiken is een ander verhaal. Laat staan dat men de techniek niet alleen gebruikt, maar volledig adopteert.

Om hiervoor te zorgen, werken we bij O&I Services met de 5 fasen van social intranet community management:

  • Fase 1 Lancering
  • Fase 2 Kennismaking
  • Fase 3 Activatie
  • Fase 4 Interactie
  • Fase 5 Zelfsturend

Voordat we de fasen bespreken, eerst een stap terug…

Wat het zo moeilijk maakt om een social intranet geadopteerd te krijgen? Angst en/of onbekendheid. Men is jarenlang gewend dat de marketingafdeling informatie zend en er alleen “ontvangen” hoeft te worden. Met een social intranet werkt dit anders. Medewerkers creëren samen de informatie. Dit vraagt om medewerkers die “durven te delen” en vertrouwde bedrijfscultuur. In tegenstelling tot gesprekken bij het koffiezetapparaat, kijkt het management met berichten op het social intranet mee. De andere kant op, zijn veel organisaties bang voor teveel privé berichten.

Hoe u het ook went of keert, online communities (of samenwerkingsomgevingen) worden niet zelfstandig “actief”. Deze moeten worden aangejaagd. Hier is de rol voor een community manager weggelegd. De community manager is de spin in het web van de gemeenschap op een social intranet. Hij of zij creëert een cultuur waarin deelnemers zich veilig en gehoord voelen. De manager faciliteert samenwerking en stimuleert openheid door conversaties te starten, te stimuleren en te monitoren, content te plaatsen en iedereen die op het intranet aanwezig is, of zou moeten zijn, te begeleiden. Ondertussen houdt hij op verschillende plekken in de organisatie een vinger aan de pols en vormt hij de schakel tussen de community en het management, voor wie hij informatie ‘vertaalt’.

De basis ligt in Design Thinking
Het Human Centered Design denken houdt in dat u vanuit de gebruiker denkt en dat u bij het plan, het ontwerp of het proces de mens centraal stelt. Degene die met het project te maken krijg staat dus centraal.

U start daarom een project altijd vanuit de wensen en de behoeften van de doelgroep. Belangrijk is om altijd te willen weten, wie zijn deze mensen, wat vinden ze, wat denken ze, wat doen ze. Het is belangrijk om te weten wat ze beweegt om in dit geval het intranet te gaan gebruiken en met welk doel gaan ze komen? Zodat u echt weet wat de eindgebruiker wil. Van belang is daarna om dit te gaan toetsen aan het bedrijf en de technologie. Is wat de gebruikers willen organisatorisch, technisch en financieel realistisch? De oplossing ligt altijd in het vlak waar
technologie, business en de gebruikerswens bij elkaar komen. Echter is dat laatste met name voor het project belangrijk, voor deze pilotgroep is dit minder van
belang.

Kortom de uitgangspunten van Design Thinking of een Human Centered Design benadering zijn:

  • Betrek de eindgebruiker actief en leef u in, in hun doelen, wensen en eisen.
  • Vind het optimum tussen techniek en mens.
  • Werk in kleine herhaaldelijke stappen naar de uiteindelijke oplossing toe
  • Werk met multidisciplinaire teams aan de oplossing (we is smarther than me)

De vijf fasen van social intranet community management

Fase 1 | Lancering
Belangrijk in deze fase is dat de gebruiker in fase 1 zich thuis gaat voelen op het intranet. Daarom is het zaak dat de community-manager vanuit de belevingswereld van de persona’s eerst zelf stuurt op content. Dus zelf content plaatst, maar rekening houdend met de kenmerken van de verschillende persona’s.

Fase 2 | Kennismaking
In deze fase wordt het intranet geïntroduceerd bij de eindgebruikers en vindt er een eerste kennismaking plaats. Dit is hét moment om alle voordelen van het nieuwe intranet te laten zien. Belangrijk in deze fase is dat er niet te veel in één keer wordt geïntroduceerd. Voor de eindgebruiker is alles nieuw en bij te veel nieuwe zaken wordt de drempel om het te gaan gebruiken hoger. De inzet moet zijn: start bij de basis en biedt (introduceer) alle functionaliteiten gefaseerd aan.

Fase 3 | Activeren
In deze fase worden medewerkers geactiveerd om iets te gaan doen op het intranet. Men ziet dat het “leuk” en “eenvoudig in gebruik” is. Nu moeten de mensen daadwerkelijk “overgehaald” worden om content te gaan delen en de mysite te gaan vullen. Deze fase valt in de zomervakantie. Misschien niet voor alle medewerkers het juiste moment om veel tijd op het intranet door te brengen. Parkmedewerkers hebben in deze periode vermoedelijk minder tijd dan het kantoorpersoneel. Daarom is het raadzaam deze fase langer te maken en meer activiteiten te ondernemen.

Fase 4 | Interactie
In deze fase wordt er steeds meer nadruk gelegd op de gebruikers en de interactie. De community-manager kan (mits de voorgaande doelen zijn behaald) de controle meer gaan loslaten en zal aan het einde van deze fase vooral bezig zijn met blijven motiveren en mensen enthousiasmeren in het gebruik van het inmiddels (sociale) intranet.

Fase 5 | Zelfsturend
In deze fase is het (social) intranet volledig geadopteerd en wordt er volop gebruik gemaakt van het intranet. Taak van de community-manager is om te blijven continueren, stimuleren van samenwerking en delen van kennis. Daarnaast blijft het en taak om het intranet nieuwswaardig te houden en steeds nieuwe mensen te vinden die een bijdrage willen leveren, dan wel de huidige contributers gemotiveerd te houden. 10% van alle gebruikers is contributer, 10% van alle gebruikers is curator en 80% van alle gebruikers is creator.

Download whitepaper adoptie

Meer over social intranet adoptie te weten komen? Download gratis ons whitepaper “Adoptie? Waarom de meeste social intranetten mislukken”

Uw naam (verplicht)

Organisatie (verplicht)

Uw email (verplicht)

Uw telefoonnummer (verplicht)

Hou mij op de hoogte van innovaties, trends en ontwikkelingen.

Labels:,

Recente blogs

‘Winstgevend social intranet? Start bij de business case!’

Winstgevend social intranet? Start bij de business case! - O&I Services
Download deze white paper

Onze producten

De volgende producten worden door O&I Services aangeboden:

Sociaal intranet
Community software
Office 365+
Apps

Onze diensten

Naast onze producten kunnen wij u ook helpen met de volgende diensten:

Adoptie
Business Case
Analyse & strategie
Implementatie
Community Management

Onze kennis gedeeld

O&I Services kiest er bewust voor om haar kennis te delen via:

White papers
Case studies
Infographics
  • Blogs
  • Contact opnemen?

    O&I Services
    Paterswoldseweg 808
    9728 BM Groningen (route)

    Telefoon: 050 5250233
    Internet: www.oi-services.nl
    E-mail: info@oi-services.nl
    Twitter: @oi-services