Sociaal intranet van O&I Services

Adoptie van sociaal intranet

(Deze blog is onderdeel van de serie: “In 10 stappen een succesvol sociaal intranet“)

Weliswaar is de adoptie van het sociaal intranet de tiende stap, maar als er nu pas nagedacht gaat worden over de gebruikersacceptatie dan zal de adoptie matig verlopen. De adoptie van het nieuwe intranet begint al op dag één van het project bij het formeren van het team. Bewust worden in de beginfase van het project al ambassadeurs gekozen, wordt de commitment van het management zichtbaar gemaakt en moet er een adoptie-strategie klaar liggen.

Hoe zorg je er precies voor dat medewerkers de nieuwe technieken gaan gebruiken? Immers sommige medewerkers zullen het zien als wéér een nieuwe tool terwijl anderen juist enthousiast aan de slag willen gaan. Ook de leeftijd van de medewerkers speelt hierbij een rol. Het volledig gebruiken van een sociaal intranet zal voor jongeren vaak eenvoudig zijn, terwijl ouderen hier regelmatig moeite mee hebben. Uiteindelijk is het de kunst om de medewerkers te enthousiasmeren.

In de communicatie naar de medewerkers zou daarom het uitgangspunt moeten zijn dat het sociaal intranet de medewerker helpt met zijn/haar dagelijks werk. M.a.w. het moet duidelijk zijn waarom er gekozen is voor een sociaal intranet en wat de individuele medewerker daar dagelijks aanheeft. Geef daarom tijdens de implementatie veel aandacht aan gebruiksvriendelijkheid, zorg voor een echt gepersonaliseerde werkomgeving en laat zien dat sociale functies zoals likes helpen bij het verhogen van de betrokkenheid, etc.

Het is ook van belang om altijd de (informatie)behoefte van de medewerker centraal te stellen, omdat daardoor de adoptie eenvoudiger zal gaan verlopen. De benodigde techniek moet zó ingericht worden dat het de medewerkers aanzet tot ‘echt deelnemen’ in plaats van alleen gebruiken voor het noodzakelijke. De grootste fout die dan ook gemaakt kan worden is het sociaal intranet neer te zetten als alleen een technisch hulpmiddel. Geeft u trainingen, zorg er dan voor dat de medewerkers niet alleen uitleg krijgen over ‘de knoppen’ maar leg uit wat de visie van de organisatie is op het gebied van samenwerking, kennisdelen en communicatie. Kijk samen met de medewerkers naar de werkprocessen en richt deze binnen SharePoint zó in dat het werk echt beter, efficiënter is. Wanneer medewerkers begrip hebben voor ‘het waarom’ is de bereidheid ook hoger zijn om ermee aan de slag te gaan. Als de bereidheid er is, zijn zaken (mits gebruiksvriendelijk ingericht) zoals ‘hoe moet ik dit of dat doen’ niet meer onoverkomelijk.

De gebruikelijke zaken om medewerkers te enthousiasmeren zoals trainingen en passende communicatie zijn vaak niet voldoende. Een belangrijke rol hebben de ambassadeurs die met behulp van de PUSH methode (Promote, Use, Share, Help) grote invloed hebben op de organisaties en vroegtijdig ‘probleempjes’ signaleren. Erken de problemen waar de medewerkers tegenaan lopen, Los deze op, maar vooral: communiceer daar eerlijk en transparant over via het sociaal intranet. Dat is ook een belangrijk onderdeel van adoptie: de kinderziektes opsporen, hierover communiceren en vervolgens deze problemen oplossen.

TIP: “Trainingen zijn vaak gericht op ‘welke knoppen waarvoor dienen’. Hoewel, zinvol is dit niet het belangrijkste. Vertel de medewerkers in de trainingen juist het achterliggende idee van het sociaal intranet zodat begrip ontstaat.”

Een andere succesvolle manier om de adoptie van het sociaal intranet te verhogen is het introduceren van een killer-app. Een killer-app is functionaliteit in het sociaal intranet waar iedereen dagelijks (veel) gemak aan beleeft. Voorbeelden zijn een digitaal teamschriftje per cliënt in de zorg en bijvoorbeeld op het profiel van de medewerker kunnen zien als hij/zij aanwezig is. Andere voorbeelden is een plek in waar de medewerker zijn eigen loonstrookjes vindt of bijvoorbeeld inzicht geeft in werkroosters. Hier zitten twee kanten aan het verhaal: namelijk het laat zien hoe handig het is én het ‘dwingt’ iedereen om het platform te gaan gebruiken. Dit laatste is handig om vastgeroeste routines te doorbreken en het sociaal intranet te adopteren.

Om de adoptie van het sociaal intranet te realiseren, wordt ook regelmatig het MARS (Mandated, Accepted, Rewarding, Stimuting) model ingezet. Mandated staat voor het gebruik verplicht stellen, Accepted zorgt dat het gebruik binnen de organisatie acceptabel is, vervolgens wordt gebruik beloont met Rewarding en Stimulating concentreert zich op het consequent stimuleren van het gebruik. Het MARS model is met name geschikt voor afgebakende doelen zoals medewerkers hun profiel laten invullen.

Vier je successen. Dit is de meest eenvoudige (en plezierigste?) manier om de adoptie verder te stimuleren. Omdat aan het begin van het project de KPI’s bepaald zijn is het eenvoudig om de voorgang hiervan te bepalen. Publiceer deze succes stories binnen het sociaal intranet bijvoorbeeld met behulp van een infographics waarin je met behulp van kerngetallen laat zien dat het sociaal intranet leeft!

Checklist:

  1. Realiseer dat de adoptie van het sociaal intranet cruciaal is voor het slagen van het project.
  2. Faciliteer de ambassadeurs zodat zij hun werk kunnen doen op basis van de PUSH methode (Promote, Use, Share, Help).
  3. Communiceer vanaf dag één duidelijk over de nieuwe plannen, maar onderbouw vooral waarom bepaalde beslissingen worden genomen en wat het de medewerker oplevert.

(Een overzicht van de overige stappen kunt u hier vinden.


  • Een sociaal intranet: Standaard of maatwerk? - O&I Services
  • In 10 stappen een succesvol sociaal intranet op basis van SharePoint

    Een sociaal intranet op basis van SharePoint moet goed worden voorbereid. Uiteindelijk zullen er een groot aantal zaken aangepakt moeten worden op verschillende niveaus, zoals strategisch, technisch, organisatorisch etc.

    Hiervoor zijn in totaal 10 stappen geformuleerd die belangrijk zijn bij het kiezen voor en het uitrollen van SharePoint. Deze stappen kunnen gezien worden als een richtlijn en helpen bij het vormgeven van een SharePoint implementatie traject die past binnen uw organisatie.

    Download


Recente blogs

‘Winstgevend social intranet? Start bij de business case!’

Winstgevend social intranet? Start bij de business case! - O&I Services
Download deze white paper

Onze producten

De volgende producten worden door O&I Services aangeboden:

Sociaal intranet
Community software
Office 365+
Apps

Onze diensten

Naast onze producten kunnen wij u ook helpen met de volgende diensten:

Adoptie
Business Case
Analyse & strategie
Implementatie
Community Management

Onze kennis gedeeld

O&I Services kiest er bewust voor om haar kennis te delen via:

White papers
Case studies
Infographics
  • Blogs
  • Contact opnemen?

    O&I Services
    Paterswoldseweg 808
    9728 BM Groningen (route)

    Telefoon: 050 5250233
    Internet: www.oi-services.nl
    E-mail: info@oi-services.nl
    Twitter: @oi-services